MAIL MERGE
1.1 Mail Merge
Mail Merge adalah suatu fasilitas didalam ms word yang digunakan untuk menangani masalah surat menyurat seperti dalam pembuatan surat undangan, surat tagihan, surat promosi penjualan dan berbagai jenis pembuatan dokumen lainnya, yang dapat dikirim ke beberapa penerima / tujuan. Kelebihan pengguna mail merge adalah memudahkan sipembuat
surat/dokumen karena hanya membuat 1 jenis surat/dokumen saja yang dapat dikirim ke beberapa penerima yang berbeda.
Mail Merge dapat menangani pembuatan 4 jenis dokumen yaitu
1. Surat / Letter
2. Label Surat / Maling label
3. Amplop / Envelope
4. Direktori / Directories
2 Hal Penting yang ada dalam suatu mail merge yaitu :
1. Main Document / Dokumen Utama
Dokumen inti atau dokumen utama yang tidak berubah atau tetap dari surat yang dibuat.
Apabila diketikkan teks atau informasi lain pada dokumen utama, maka akan dijadikan
format dasar dari surat yang akan dikirimkan
2. Data Source / Sumber Data
Sumber data sebagai data tujuan yang akan di merge kan di dokumen utama. Data
Source berasal dari
a. Microsoft Office Outlook Contact List
b. Microsoft Office Excel Worksheets
c. Microsoft Office Word Tables
d. Microsoft Office Access Database tables
1.2 Membuat Dokumen Utama
Langkah – langkah yang harus dilakukan untuk membuat Dokumen Utama, yaitu :
1. Buka Program Microsoft Word 2010
2. Klik Tab Maillings.
3. Klik tanda panah bawah pada Select recipients, akan muncul
3 pilihan :
1. Type New List, Bagian ini dipilih jika ingin membuat data source baru.
2. Use Existing List, Bagian ini dipilih jika data source sudah dibuat sebelumnya.
3. Select From Outlook Contacts, Bagian ini dipilih jika data source diambil dari Outlook Contacts
Karena akan membuat data source baru maka pilih Type new List.
